Gemeinsam in die digitale Zukunft.
Unsere Zukunft und die unserer Mandanten ist digital. Dabei unterstützen wir intensiv und individuell auf die Bedürfnisse des einzelnen angepasst.
Papier war gestern - Scan ist heute
Mit DATEV Unternehmen online bieten wir unseren Buchführungsservice inklusive Lohnbuchhaltung digital und sicher an. Sie können ganz einfach alle Belege, Dokumente und Verträge einscannen und uns über die Plattform Unternehmen Online in der DATEV-Cloud zur Verfügung stellen. Dabei werden die Daten im DATEV-Rechenzentrum revisionssicher gespeichert und stehen Ihnen und uns jederzeit zur Verfügung.
Wir bearbeiten Ihre Buchführung dann wie gewohnt durch unsere Fachkräfte – nur eben Papierlos.
Die Einsicht in die Buchführung und das Abrufen kaufmännischer Auswertungen (betriebswirtschaftliche Auswertungen, offene Posten, ausstehende Forderungen, etc.) und weiterer Informationen ist jederzeit möglich. Dabei hilft Ihnen die individuelle Rechteverwaltung zu bestimmen, wer welche Informationen sehen darf und soll.
Weitere Funktionen
Darüber hinaus bietet Unternehmen online eine Vielzahl weiterer Funktionen, die die kaufmännischen Tätigkeiten in Ihrem Unternehmen vereinfachen und eine bessere Kontrolle sicherstellen:
- Elektronische Personalakte: erfassen Sie Personalstammdaten und Bewegungsdaten, die wir einsehen und für die Lohnbuchhaltung nutzen können
- Kassenbuch führen: Sie können das Kassenbuch über Unternehmen online führen, besonders hilfreich ist dabei, dass Sie bei der Einhaltung der GoBD unterstützt werden
- Ausgangsrechnungen erstellen: nutzen Sie diese Funktion, um Ihr Auftragswesen online zu verwalten und mit uns zu teilen (vom Angebot über die Rechnung bis zur Zahlungserinnerung)
- Einbindung Ihres Online-Bankings: durch die Verknüpfung mit Ihrem Online-Banking können Sie Ihre Zahlungsstände überwachen und aus den eingescannten Rechnungen direkt Zahlungsaufträge erstellen und ausführen – ein separates Online-Banking ist dann nicht mehr notwendig
- OPOS Kontrolle: Sie haben jederzeit den Überblick über offene Rechnungen
- Installation der notwendigen Programme (z.B. Sicherheitspaket der DATEV, Cloud-Zugang, Scanner Schnittstelle) durch uns, unseren Systempartner oder Sie
- Überlassung eines mIDentity-Sticks mit Smart-Card (alternativ Smart-Login über eine App) und Zwei-Faktoren-Authentifizierung für die sichere Nutzung
- Eine durch uns vorgenommene Einführung, bei der wir Ihnen alle wichtigen Informationen für die Nutzung mitteilen und Ihnen unser kompaktes User-Paket inklusiver relevanter Arbeitsanweisungen an die Hand geben
Das papierlose Büro der Zukunft
Wir unterstützen Sie außerdem bei der Einführung des belegersetzenden Scannens. Damit Sie Ihre Belege zukünftig nicht mehr im Original / in Papierform vorhalten müssen, können Sie sich auch dazu entscheiden, belegersetzendes Scannen einzuführen und wäre somit nicht mehr auf die Aufbewahrung der Originalbelege angewiesen.
Damit Sie bei der nächsten Betriebsprüfung keine Probleme bekommen und die Einführung des ersetzenden Scannens in Ihrem Unternehmen vom Finanzamt anerkannt wird, sind einige Anforderungen zu erfüllen. Wesentlich ist hierbei eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation, bei dessen Erstellung wir Sie gern unterstützen. Weiterhin ist die sichere Speicherung der Belege ein großes Thema. Sofern sie ebenfalls Unternehmen Online nutzen, haben Sie den Vorteil, nicht nur bei sich zu speichern, sondern auch im DATVEV-Rechenzentrum. Eine doppelte Speicherung erfüllt diese Sicherheitsanforderungen.
Die Kombination aus Unternehmen online und dem ersetzenden Scannen bietet Ihnen die Möglichkeit sich zu einem papierlosen Büro zu entwickeln und erleichtert Ihnen Ihre kaufmännischen Prozesse nachhaltig zu verschlanken und zu optimieren.